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械企如何自查自糾質量體系4大難點 2018-06-03

質量體系審核中經常會遇到以下幾類問題:一是從其他企業照抄文件,造成文件與實際不符的問題;二是廠房或車間硬件設施先天不足,從根本上不符合標準要求的問題;三是審核中為應付文審和現場審核所進行的書面造假的問題;四是管理層對質量體系不重視、對體系要求、具體內容不了解的問題等。面對體系審核的這4大難點,企業內審員究竟該如何攻克,聽小編一一道來。

從其他企業照抄文件,造成文件與實際不符

一些企業在初建體系時,常常簡單克隆其他企業的體系文件。這種文件,往往脫離企業實際,不具操作性、適應性,這樣的體系即便最終通過了所謂認證審核,對企業的質量管理也起不了多大促進作用。

應對策略

作為企業內審員,一旦發現這類問題應中止審核,并引導企業端正認識,認識到體系標準對企業管理的建設性和突破性,體系文件要全面返工,在此后審核中,還要將文件與標準的符合性、貫標培訓過程材料及培訓效果驗證、文件的實用性、有效性作為審核重點。要將這些問題作為內審、管理評審輸出的重點向管理者進行反映,讓管理者意識到公司體系的建立從認識上、方法上、方向上存在偏差,上層領導需予以關注。

另外,這類問題是大多數公司建立體系之初最容易出現的問題,必須從方法上對各部門、流程各環節進行引導,確保文件能夠充分體現標準要求、體現管理者訴求、體現質量管理的客觀要求,對作業指導書必須體現操作性,必要時文件編制人員要親自到作業現場按實際操作進行同步描述,確保文件的可操作性、實用有效性。

 廠房或車間硬件設施先天不足,不符合標準要求

認證標準是對企業通過認證的基本要求。企業認證時,由于企業在發展中對硬件沒有做到同步投入,廠房簡陋,不具備更衣、消毒、溫控、檢測等條件,廠區所處位置不合理,企業存在的先天不足從根本上限制了進一步改造能夠達標的可能性。

應對策略

對于企業內審員來說,當企業不具備硬件條件時,要認清企業是否具備改造的條件,在第一時間告知企業存在局限性,要及時做出不宜認證的告知工作。但如果企業經過一定投入可以進行符合性改造,那么作為企業內審員應在咨詢公司的具體指導下,本著投資小、改造后滿足質量要求的雙重原則,對企業在有限的時間內進行改造投入。另外,企業內審員作為企業工作人員,要認識到必須在符合質量認證標準前提下,如何最節約、最高效地實施改造,以滿足認證所要求的所有標準條件。

審核中為應付文審和現場審核所進行的書面造假

文件造假一般發生在體系運行階段,這些造假,一是按標準要求必須制訂程序但實際沒有制訂文件,審核要求提供時,臨時炮制出的文件,二是運行中為避免外部審核時發現系統問題,單獨做一套假記錄應付審核,整套記錄與實際生產根本不關聯,全是體系員、車間統計或兼職人員臨時加班補做的記錄,三是購進原料時資質審核不嚴,存在資質材料不全甚至缺失,為滿足審核臨時造假復制,四是個別環節存在項目缺失,如水質檢驗、環境監測、產品化驗等,平時硬件不具備或檢驗崗位人員空缺,因審核需要而臨時造假,五是按體系文件、公司管理應該保持但在實際工作中盡職不到位,造成文件更新不及時、記錄不及時或記錄缺失等違規現象。

應對策略

對內審員來說,要想避免文件、記錄造假問題,首先要讓企業管理層對質量體系的作用有一個正確的認識,在ISO9001:2015體系七項管理原則中,除“以顧客為關注焦點”作為質量管理的首項原則以引導企業對消費者的關注外,緊接著就是“領導作用”,說明管理層在企業質量管理中的決定性作用,也說明管理層對質量體系作用的正確認識是質量體系有效運行的關鍵。因此質量體系一旦建立,必須運行,這體現公司管理層對質量工作是否真重視,更是企業各級人員執行力的體現。

管理層對質量體系不重視、對具體內容不了解

近年來,質量管理(QMS)、環境管理(EMS)、職業健康安全(OHSAS)等體系標準作為系統的、專業的管理工具,正被越來越多的企業應用與認可。目前企業的許多系統管理思想、管理工具,都是借由認證這一途徑進入企業,為很多企業建立現代管理制度、更好參與競爭、行業申報發揮積極作用。但目前質量體系在一些企業不能實現功能最大化的主要原因就是公司高層領導對體系的認識和態度問題。

應對策略

任何一個企業的質量體系要想實現良好運行,最高管理者必須意識到,一要針對體系建設與運行必須投入必要的資源,包括人力、物力、財力;二是做內行管理,關注體系標準,真正認識體系的有效功能,支持、配合相關人員推進工作;三是對體系主管部門、體系管理員進行充分授權,要求各級人員支持配合;四是要把體系文件作為企業唯一的有效文件。

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